¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo. Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.
La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo, una serie determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del proceso que está siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se conectan entre sí a través de flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del proceso, como si de un mapa se tratara.
Para que el diagrama de flujo tenga sentido como tal, debe existir un
camino hacia una solución que parte de un único inicio y arriba a un
único punto final. Con el propósito de desarrollar un diagrama de estas
características, se recomienda definir el propósito y destinatario del
gráfico, identificar las ideas principales, determinar los límites y
alcance del proceso a detallar, establecer el nivel de detalle
requerido, identificar acciones, procesos y subprocesos, construir el
diagrama y finalmente titularlo con exactitud. Conviene revisar el
diagrama para comprobar que cumple su objetivo con claridad y precisión.
Características de los diagramas de flujo:
Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a os analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
Ventajas:
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:
Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
Normas de trabajo
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
- Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
- Identificar quién lo empleará y cómo.
- Establecer el nivel de detalle requerido.
- Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
- Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
- Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
- Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
- Identificar y listar los puntos de decisión.
- Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
- Prueba para ver errores
- Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de flujo son los siguientes:
Fases:
Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.
Proceso de un diagrama de flujo
En este ámbito, hablamos de procesos para referirnos a una secuencia específica de actividades, es decir, a los pasos a dar dentro del diagrama de flujo. Por ejemplo, en informática, los procesos son secuencias iniciadas o bien por disparadores programados dentro del sistema, o por intervenciones del usuario del sistema. Cada uno posee una dirección, un propósito y una serie de pasos que abarca.
Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:
Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo vertical y el horizontal.
Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.
Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos, que permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos. Son empleados a menudo en disciplinas como la programación, la informática, la economía, las finanzas, los procesos industriales e incluso la psicología cognitiva.
Ejemplos de diagrama de flujo
Ejercicio
