Microsoft Access
Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes y suministradores constituyen una base de datos.
Un Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) es un sistema que almacena y recupera información en una base de datos. Este programa de se puede usar para almacenar y recuperar datos en su computadora.
Microsoft Access es un Sistema de Administración de Base de Datos Relacionados que almacena y recupera la información de acuerdo con relaciones que usted define en la Base de Datos relacional de Microsoft Access. Cada dato se almacena en un solo lugar, lo que ahorra espacio en disco al eliminar la duplicidad de registros.
La actualización de la información es mas rápida y precisa, ya que los cambios se hacen en un solo lugar. Reestructurar una tabla pequeña en DBMS es más fácil que reestructurar una tabla extensa en una base de datos no relacionar y puede agregar tablas para nuevos temas de información sin cambiar las tablas existentes.
Tablas
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular. Los datos de la tabla se representan en columnas (campos) y filas (registros), toda la información de la tabla describe el tema de esta. Por ejemplo una tabla puede almacenar datos sobre los productos que vende una empresa, otra puede contener información de los clientes y una tercera podría incluir datos de los suministradores.
En una tabla un campo es una categoría o tipo de información, pueden ser nombres de empresas, precios de productos, direcciones de clientes, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Puede ser toda la información de un producto, una transacción o un proveedor.
Cada registro de una tabla contiene el mismo registro de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro. Los valores de los campos pueden usarse para filtrar la información que se desee ver.
Un campo puede tener 64 caracteres como máximo (letras o números), incluyendo espacios en blanco, pero esta facilidad a pesar de ser más descriptiva puede dificultar su uso en expresiones, instrucciones SQL y Access Basic por lo que se recomiendan nombres cortos y fáciles de recordar.
Al elegir el tipo de datos que almacenará el campo, está decidiendo lo siguiente:
- Los valores permitidos en el campo.
- La cantidad de espacio que Access reservará para el campo, por ejemplo: el tipo de moneda utiliza 8 Bytes.
- Los tipos de operaciones que puede realizar sobre los valores del campo.
- Si podrá Access indexar u ordenar los valores del campo, por ej. esto no es posible para campos memo u objeto Ole.
| Tipo de datos | Almacena | Tamaño |
| Texto | Caracteres alfanuméricos | Hasta 255 Bytes 1 bytes x caracteres |
| Memo | caracteres alfanuméricos normalmente frases o párrafos | Hasta 64000 bytes |
| Numéricos | entornos a fraccionarios | 1,2, 4,8 Bytes |
| Fecha/Hora | Fechas y Horas | 8 Bytes |
| Moneda | Moneda | 8 Bytes |
| Contador | Valor numérico automat. Que Access genera de forma única por cada registro nuevo | 4 Bytes |
| SI/NO | Valores Booleanos | 1 Bytes |
| Objeto OLE | Objetos OLE ,Gráficos u otros Datos Binarios | Hasta 1GB (limitado por el espacio en disco) |
Consultas
Con las Consultas se puede:
- Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los datos de una tabla.
- Elegir registros: se pueden especificar criterios que deben cumplir los registros.
- Ordenar registros: se pueden ver los registros en un orden determinado, ejemplo: ordenar alfabéticamente los nombres de los clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas).
- Responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de una tabla y ver los datos en una sola hoja de datos, incluso se puede preguntar sobre los datos de otras bases de datos como Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, así como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.
- Realizar cálculos: Se pueden crear nuevos campos, llamados campos calculados que contengan el resultado de un cálculo.
- Usar una consulta como origen de los datos para un formulario, informe y otras consultas.
- Para seleccionar sólo los datos que deben aparecer en un formulario o informe. Se puede crear una consulta de selección y utilizarla como origen de los datos del formulario o informe que puede incluir datos de varias tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto limitado de datos. Cada vez que abra el formulario o imprima el informe, la consulta recuperará, información actualizada de las tablas.
- Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la hoja de datos de la consulta o bien en un formulario que esté basado en esta consulta.
- Modificar los datos de las tablas.
- Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente o también puede crear una nueva tabla que contenga registros de otras tablas.
Tipos de consultas
Consultas de selección
Son las de más frecuente uso. Con ellas podrá ver datos de las tablas, analizarlos e incluso hacer cambios en ellos. Access recopila los datos solicitados en una Hoja de Respuestas Dinámicas que se comporta como una tabla y tiene la misma apariencia pero no lo es. A través de estas Hojas de Respuestas Dinámicas se modifican los datos que afectan a las tablas subyacentes.
Consultas de tabla de referencia cruzada
Presenta los datos con títulos en las filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Este tipo de consulta puede resumir gran cantidad de información en un formato de fácil lectura.
Consulta de acciones
Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza para crear una nueva tabla, eliminar registros, añadirlos o modificarlos en una tabla.
Consulta de unión
Combina campos coincidentes de dos o más tablas en las que las tablas que participan tienen que devolver el mismo número de campos y en el mismo orden; el resultado es una instantánea "Snapshout", que es un tipo de conjuntos de registros no actualizables.
Consulta de paso a través
Envía comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.
Consulta de definicion de datos
Crear, modificar o eliminar tablas de una base de datos Access utilizando instrucciones SQL.
Formularios
Un formulario es a menudo el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos. Al abrir un formulario Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño, ya sea en la plantilla o en formato impreso.
En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes, y presentar mensajes para validar si ha captado un valor incorrecto, además puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los resultados de cálculos. Se utiliza para introducir, modificar y ver los datos utilizando el formulario propiamente dicho.
Los formularios proporcionan una forma sencilla de ver los datos. Puede ver todos los valores de un registro en el modo de presentación de formulario o bien puede cambiar al modo de presentación de hoja de datos para ver todos los registros del formulario.
El uso de Formulario también es un modo eficiente de introducir los datos y para ello cuenta con diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y color) como para también verlos y modificarlos.
Los formularios son útiles para:
- Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes especiales y otros efectos gráficos, tales como colores y sombreado.
- Ofrecer una apariencia similar a los formularios en papel que ya conoce.
- Calcular totales
- Mostrar datos de varias tablas
- Automatizar tareas que realiza habitualmente.
La forma más rápida de entender el funcionamiento de un formulario es observarlo y ver el origen de datos. Parte de la información de un formulario puede proceder de una tabla o consulta aunque también puede ser independiente, como por ejemplo: un Logotipo.
La apariencia de un formulario se almacena en el diseño del mismo. Toda la información de un formulario está contenida en “controles”. Estos muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o consulta subyacente, y le permite introducir datos en los campos, modificarlos o verlos. Por ejemplo: puede introducir y mostrar nombres y números utilizando cuadros de texto, mientras que para ver imágenes se utilizan marcos de objetos.
¿Cómo crear un formulario?
Los formularios se pueden crear con o sin la ayuda de asistentes.
Los asistentes aceleran el proceso de creación ya que realizan automáticamente todo el trabajo básico.
Con la ayuda del asistente puede crear:
- Formulario Automático: La forma más rápida de crear un Formulario. Este asistente no le pide información creando inmediatamente uno de columna simple, presentando todos los campos existentes en la tabla o consulta subyacente.
- Formulario de columna simple: muestra los valores de los registros en una sola columna, incluye cada valor en una línea distinta y presenta un registro cada vez.
- Formulario tabular: muestra los valores de los registros utilizando un formato de filas y columnas. Este formulario muestra varios registros a la vez.
- Formulario principal / subformulario: muestra una relación de “uno a varios” entre los datos de formulario principal y los datos del subformulario. Presenta en una sola columna los datos del formulario principal (extremo “uno”) y muestra los datos del subformulario (extremo “varios”) en formato de hoja de datos.
- Gráfico: un formulario gráfico muestra los datos en formato gráfico como gráficos de barra, columnas, pae, etc.
